Theo đó hàng quý tất cả các Doanh nghiệp sẽ phải lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Thời điểm hiện tại đã hết Quý I của năm, là thời điểm phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cuối quý cho cơ quan Thuế. Chắc hẳn nhiều Doanh nghiệp đang phải loay hoay với các thủ tục của công việc này. Báo cáo này các bạn có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online trên phần mềm HTKK.

• Hình thức nộp trực tiếp, các bạn cần làm theo mẫu báo cáo ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Hình thức nộp online trên hệ thống HTKK. Hiện nay, sau khi có những thông tư mới về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử thì hầu hết các Doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức nộp này. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp chi tiết, đầy đủ và chính xác mọi kiến thức liên quan đến hình thức này để giúp các doanh nghiệp tháo gỡ nút thắt.

1. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm HTKK thuế.

Bước 2: Vào Menu à “Kê khai” à “Hóa đơn” à “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/Ac)”.

Bước 3: Chọn “Kỳ báo cáo” (chỗ nào thường sẽ mặc định là quý hiện tại) à Chọn các phụ lục cần kê khai “Kỳ báo cáo cuối cùng” hoặc “Chuyển địa điểm” à “Đồng ý”. Khi đó màn hình báo cáo sẽ được hiển thị trên phần mềm.

Diễn giải chi tiết các chỉ tiêu trên giao diện báo cáo như sau:

Cột 1: Mã loại hóa đơn: tại đây bạn sẽ chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.

Cột 2: Tên loại hóa đơn: cột này phần mềm sẽ tự động nhảy hiển thị theo mã loại hóa đơn của cột 1, bạn không cần nhập tay.

Cột 3: Ký hiệu mẫu hóa đơn: Các bạn nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp bạn.

Cột 4: Ký hiệu hóa đơn: Là ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp bạn.

Phần Số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ:

Cột 5: Tổng số: Cột này không cần nhập, phần mềm tự tính.

Cột 6+7 (Số tồn đầu kỳ): Số hóa đơn tồn đầu kỳ Từ số - Đến số. Nhập dạng số

Ví dụ: Nếu ở kỳ đầu tiên bạn đặt in 1000 hóa đơn. Thì số liệu nhập ở cột 6,7 sẽ là “0000001” và “0001000”.

Nếu là kỳ đầu tiên bạn phải nhập, từ kỳ thứ 2 trở đi phần mềm sẽ tự động chuyển phần số tồn cuối kỳ trước sang.

Cột 8+9 (Số mua/phát hành trong kỳ): Số hóa đơn mua/phát hành trong kỳ Từ số - Đến số. Nhập vào dạng số (tương tự cột 6,7).

Phần sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ

Cột 10 + 11 +12: Phần mềm sẽ tự động cập nhật, các bạn không cần nhập.

Cột 13: Số lượng hóa đơn đã sử dụng. Chú ý phần số lượng này sẽ không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất, hủy.

Cột 14 + 16 +18: phần mềm tự động cập nhật.

Cột 15 + 17 +19: Là cột “số hóa đơn” bị xóa bỏ, mất, hủy nằm trong khoảng của cột 10, 11 và không được trùng nhau, không được giao nhau.

Ví dụ: Nếu trong quý bạn viết sai số hóa đơn 0000213 và phải lập biên bản thu hồi hóa đơn này. Thì bạn nhập vào cột 15: 0000213.

• Nếu trong quý các bạn xóa bỏ, mất, hủy nhiều hóa đơn nhưng các số này không liên tiếp thì các bạn dùng dấu chấm phẩy (;) để ngăn cách giữa các số.
• Nếu các số hóa đơn liên tiếp trong 1 khoảng thì kê khai dưới dạng khoảng và sử dụng dấu trừ (-) ngăn cách giữa các số.

Phần Tồn cuối kỳ:

Các chỉ tiêu 20 + 21 +22: Sẽ tự động cập nhật

“Người lập biểu”: Nhập kiểu text thông thường

“Người đại diện theo pháp luật”: Nhập tên Giám đốc.

“Ngày lập báo cáo”: Mặc định là ngày hiện tại, có thể sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.

Bước 4: Click vào nút “Ghi”, nếu có lỗi phần mềm sẽ tự động thông báo.

Bước 5: Nếu thành công, các bạn ấn nút “Kết xuất XML” rồi nộp cho cơ quan Thuế.

2. Cách nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn online

Bước 1: Truy cập vào website: nhantokhai.gdt.gov.vn

Giao diện màn hình đăng nhập sẽ hiển thị, các bạn thực hiện đăng nhập.

Bước 2: Click chọn “Nộp tờ khai” à Nộp tờ khai XML” à “Chọn tệp tờ khai” à “Ký điện tử” à “Thành Công” à “Nộp tờ khai”.

Bước 3: Kiểm tra sau khi nộp.

Sau khi nộp tờ khai, các bạn truy cập vào tab “Tra cứu” à “Tra cứu tờ khai” à Tờ khai: BC/26AC- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn à Nhập thời gian tra cứu.

Trên đây là hướng dẫn quy trình đầy đủ của việc lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý cho các Doanh nghiệp qua hình thức online. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện công việc này, có một số vấn đề có thể phát sinh mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo Quý:

Áp dụng theo quy định tại điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC: Hạn nộp chậm nhất cho Quý I của năm vào ngày 30/04; Hạn nộp chậm nhất cho Quý II vào ngày 30/07; Hạn nộp chậm nhất cho Quý III vào ngày 30/10; Hạn nộp chậm nhất cho Quý IV vào ngày 30/01 của năm sau.

• Doanh nghiệp không phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong trường hợp Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ từ khi thành lập chưa đăng ký đặt in hoặc tự in hóa đơn, chưa lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan Thuế.
• Các loại Hóa đơn như: Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn điện nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng,... và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ tài chính thì những loại hóa đơn này không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà sẽ báo cáo theo số lượng (tổng số). Chi tiết áp dụng theo mẫu 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Theo đó, các bạn không phải điền dữ liệu ở các cột chi tiết từ số đến số mà chỉ cần điền dữ liệu vào các cột số lượng hóa đơn.

Để làm tốt công việc kế toán, bạn cần liên tục tích lũy và trau dồi cho mình rất nhiều những kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một trong số đó là những kiến thức liên quan đến Thuế và làm việc với cơ quan Thuế. Việc nắm rõ lịch nộp các loại báo cáo Thuế là yêu cầu đầu tiên để doanh nghiệp tránh được những sai phạm không đáng có. Cho đến hiện tại đã hết Quý I năm 2019, ngoài việc phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý I thì Doanh nghiệp cần chú ý hạn nộp một số các loại Báo cáo khác cùng thời điểm. Chi tiết về lịch nộp các loại báo cáo Thuế trong năm 2019 mời quý bạn đọc xem thêm Tại đây.

Ứng dụng và sử dụng phần mềm kế toán đã và đang trở thành xu hướng của nhiều Doanh nghiệp. Hiệu quả của việc ứng dụng không chỉ hỗ trợ trực tiếp đến từng nghiệp vụ chi tiết của các kế toán mà còn là công cụ phân tích đánh giá hữu hiệu trong công tác quản trị của nhà quản lý. Hiện nay trên thị trường cũng xuất hiện khá nhiều các nhà cung cấp Phần mềm kế toán với các mức giá thành khác nhau. Tuy nhiên Doanh nghiệp cần có sự tìm hiểu kỹ càng về nhu cầu, khả năng của bản thân doanh nghiệp, tính năng, ưu nhược điểm của mỗi phần mềm, từ đó có được các đánh giá chính xác và lựa chọn một nhà cung cấp uy tín để có được một phần mềm phù hợp đáp ứng được yêu cầu công việc cho đơn vị mình.