Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Các hình thức hoá đơn:

+  Hoá đơn tự in

+  Hoá đơn đặt in

+  Hoá đơn điện tử

+  Hoá đơn của cơ quan thuế bán cho doanh nghiệp

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn tự in

– Đối tượng áp dụng:

+ Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao

+ Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.

+ Doanh nghiệp mới thành lập có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn.

– Hồ sơ đăng ký:

+ Đề nghị sử dụng hóa đơn mẫu 3.14 (ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC)

+ Nếu trong vòng 2 ngày làm việc cơ quan thuế không có phản hồi coi như chấp nhận đề nghị sử dụng hóa đơn của doanh  nghiệp.

2. Đăng ký sử dụng hóa đơn đặt in

– Đối tượng áp dụng:

+ Doanh nghiệp thuộc đối tượng được tạo hóa đơn tự in.

+ Doanh nghiệp không thuộc đối tượng phải mua hóa đơn của cơ quan thuế.

– Hồ sơ đăng ký:

+ Đề nghị sử dụng hóa đơn mẫu 3.14 (ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC)

+ Nếu trong vòng 2 ngày làm việc cơ quan thuế không có phản hồi coi như chấp nhận đề nghị sử dụng hóa đơn của doanh  nghiệp.

3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

      Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

      Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

       Điều kiện áp dụng:

      + Là tổ chức kinh tế và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

      + Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

      + Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

      + Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

      + Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

+ Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu.

       Hồ sơ đăng ký:

+ Quyết định áp dụng theo mẫu phụ lục 1 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

4. Thông báo phát hành hóa đơn

      Trước khi sử dụng hoá đơn, doanh nghiệp cần phải thông báo phát hành hoá đơn. Hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn gửi đến cơ quan thuế bao gồm:

+ Thông báo phát hành hóa đơn mẫu TB01/AC Thông tư số 39/2014/TT-BTC hoặc Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu tại Phụ lục 2 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

+ Hóa đơn mẫu.

      Trong thời hạn 2 ngày nếu cơ quan thuế không có phản hồi thì coi như doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn theo thông báo phát hành.

5. Mua hóa đơn của cơ quan thuế

– Đối tượng áp dụng:

+ Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.

– Hồ sơ đăng ký mua hóa đơn:

+ Đơn đề nghị mua hoá đơn mẫu 3.3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC

+ CMND của người trong đơn

+ Văn bản cam kết mẫu 3.16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC

Khi đến mua hóa đơn, doanh nghiệp mua hoá đơn do cơ quan thuế phát hành phải tự chịu trách nhiệm ghi hoặc đóng dấu: tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hoá đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế nơi mua hoá đơn.

6. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

– Doanh nghiệp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý

– Doanh nghiệp chưa thông báo phát hành hóa đơn, chưa mua hóa đơn của cơ quan thuế thì không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn