Hoá đơn điện tử là gì?

Văn bản pháp luật

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, là giải pháp toàn diện thời công nghệ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử

Những lợi ích khi áp dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm chi phí:
– In hóa đơn (Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy);
– Phát hành hóa đơn đến khách hàng (Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail);
– Lưu trữ hoá đơn (Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ);
2. Dễ dàng quản lý:
– Thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu;
– Không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hoá đơn;
– Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty;
– Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
3. Thuận tiện sử dụng:
– Phát hành nhanh chóng, theo lô lớn;
– Dễ dàng trong việc lưu trữ;
– Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.

Những khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng hóa đơn điện tử cũng tồn tại những khó khăn như: Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử và phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của hoá đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử

– Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình
– Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
– Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế

Quy trình phát hành

– Đăng ký phát hành với cơ quan thuế
– Khởi tạo hoá đơn điện tử
– Phát hành hoá đơn điện tử

Thời điểm áp dụng Hoá đơn điện tử cho các doanh nghiệp

Thời điểm dự kiến bắt buộc áp dụng hoá đơn điện tử là ngày 01/07/2019 đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế để cả cơ quan thuế và các doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị hoàn chỉnh. Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử thì tiếp tục thực hiện như bình thường. Trước đó, tại Tờ trình số 122/TTr-BTC ngày 1/9/2017 của Bộ Tài chính khi trình Chính phủ về Đề nghị xây dựng Nghị định, Bộ Tài chính đề xuất đối với doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế sẽ sử dụng hóa đơn điện tử 01/01/2018.