Nhiều người vẫn hay nhầm tưởng chi nhánh và văn phòng đại diện là một. Thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh hay văn phòng đại diện là một trong nhiều thắc mắc của các chủ doanh nghiệp khi có nhu cầu mở rộng kinh doanh.

I. Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp là gì?

1. Định nghĩa chi nhánh doanh nghiệp (CNDN)

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh doanh nghiệp phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Do đó, chi nhánh doanh nghiệp có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh và đóng dấu chi nhánh.​

2. Định nghĩa văn phòng đại diện (VPĐD)

VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo sự ủy quyền mang lại lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó.

Văn phòng đại diện được tổ chức và hoạt động theo quy định của pháp luật Nhà nước Việt Nam.

Vì vậy văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh tuy nhiên không được ký kết các hợp đồng kinh tế với dấu của Văn phòng đại diện, nhưng vẫn ký kết hợp đồng theo sự ủy quyền của công ty đã mở Văn phòng đại diện đó sẽ đóng dấu doanh nghiệp.

II. So sánh giữa chi nhánh và văn phòng đại diện

1. Giống nhau giữa CN & VPĐD

• Đều là đơn vị phụ thuộc của một công ty (ngân hàng, công ty, tổ chức kinh doanh..)
• Không có tư cách pháp nhân
• Thừa sự ủy quyền của chủ doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức.
• Hoạt động của chi nhánh cũng như văn phòng đại diện nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó.

2. Sự khác nhau giữa CN & VPĐD

Chi nhánh

CN của một doanh nghiệp được tổ chức và hoạt động trong đơn vị phạm vi ranh giới quốc gia (có thể đặt tại huyện, tỉnh, hay của một xã trong lãnh thổ quốc gia)

CN của doanh nghiệp được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh, nghiệp vụ giống như công ty mẹ của mình.

Văn phòng đại diện

VPĐD của doanh nghiệp hoạt động theo các khu vực thì cũng có thể ở ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia, tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp/tổ chức đó.

VPĐD của công ty không được phép thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công ty mẹ.

III. Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quyền lập CN, VPĐD ở trong nước và nước ngoài.

Doanh nghiệp có quyền thiết lập một/ nhiều CN, VPĐD của mình tại một địa phương theo địa giới hành chính.

1. Thủ thục thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan ĐKDN có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.

Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao Quyết định và Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp;
• Bản sao Thẻ căn cước công dân, CMND, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Người ĐDTPL của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.

2. Cơ quan đăng ký kinh doanh (ĐKKD)

Cơ quan ĐKKD có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy CN ĐK hoạt động CN, VPĐD trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ;

Nếu Cơ quan ĐKKD từ chối cấp Giấy CN ĐK hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì thông báo bằng Văn bản cho doanh nghiệp biết.

Thông báo của Cơ quan ĐKKD phải nêu rõ lý do, các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).

Cơ quan ĐKKD cấp Giấy CN ĐK hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan ĐKKD nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin ĐK hoạt động CN, VPĐD cho Cơ quan Thuế, Cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy CN ĐK hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện;

Định kỳ gửi thông tin ĐK hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, UBND cấp Huyện nơi đặt trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp.